INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD DE COSTOS

INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD DE COSTOS

DEFINICIÓN

 

Contabilidad de costos, en el sentido más general de la palabra, es cualquier

Procedimiento contable diseñado para calcular lo que cuesta hacer algo. Los bancos emplean un

Tipo de contabilidad de costos para determinar lo que cuesta procesar un cheque o una

Consignación. Los Hospitales emplean puntito de contabilidad de costos para determinar el costo por

Día de cada paciente. Los colegios y universidades emplean un tipo de contabilidad de costos para

Determinar lo que cuesta la educación de un estudiante por día o por semestre, y así

Sucesivamente.

 Sin embargo, el campo en donde la contabilidad de costos se ha desarrollado más

Ampliamente ha sido en la determinación del costo de fabricación de los productos de las

Empresas industriales. Por esta razón cuando se habla de contabilidad de costos sin especificar su

Tipo, se entiende que se trata de contabilidad de costos de manufactura y es a este campo

Específico al cual está dedicada la presente obra. Por lo tanto, siempre que hablemos de

Contabilidad de costos de aquí en adelante, nos estamos refiriendo a la contabilidad de costos de Manufactura.

1.1  ELEMENTOS DEL COSTO

Es un producto material que tiene que ser transformado antes de ser vendido a los consumidores, es el principal elemento en una industria o bien es un producto elaborado que sirve como materia prima para la elaboración de otros productos, en nuestro caso es el primer elemento del costo de producción.

MÉTODOS DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS:

PRIMERAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS (P.E.P.S.)

Por medio de esta técnica, las salidas de almacén se valúan a los precios de las primeras entradas hasta agotarlas, se continua con las inmediatas y así sucesivamente. Las existencias quedan valuadas automáticamente a su valor más recientes otorgándole al almacén de materias primas un costo actualizado a valores acordes con el mercado actual.

ÚLTIMAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS (U.E.P.S.)

Consiste en valuar las salidas de almacén, utilizando los precios de la última entrada hasta agotar su cantidad en especie, de ahí la penúltima entrada en unidades y precio y así sucesivamente hasta dar salida a la totalidad en especie requerida.

De acuerdo con esta técnica por cada salida se van eliminando las últimas existencias que entran al almacén.

COSTO PROMEDIO (C.P.)

Consiste en dividir el valor final de las existencias entre el número de unidades existentes, obteniéndose un costo unitario promedio.

* ELABORACIÓN Y REGISTRO CONTABLE DE LA NÓMINA.

La Mano de Obra Directa es considerada en importancia como el segundo elemento del costo, por su intervención directa en la elaboración del producto, puesto que es el esfuerzo humano para transformar la materia prima en producto terminado, sin embargo para le ley no hay distinción, puesto que es aplicable a la mano de obra indirecta las mismas disposiciones.

Es la contabilidad de costos la que tiene que ejercer el control y su cuantificación. La Mano de obra tanto directa como indirecta está regulada por nuestra Carta Magna en su Artículo 123 y reglamentada por la Ley Federal del Trabajo, donde están instituidas una serie de disposiciones de carácter general como derecho de los trabajadores, puesto que no es solo el salario el que debe de cuantificarse, sino lo más importante, desde el punto de vista contable las prestaciones de carácter social que en ella se consignan y que por ley son obligatorias para el patrón, como por ejemplo:

01.   La jornada diurna será de 8 horas, la nocturna de 7 y la mixta de 7 y media.

02.   Un día de descanso por cada 6 de trabajo con salario íntegro.

03.   Que el día de descanso sea el domingo, quien preste servicios el domingo tendrá derecho a una prima adicional de un 25% sobre el salario ordinario.

04.   Días de descanso obligatorio: 01 de Enero, 05 de Febrero, 21 de Marzo, 01 de mayo, 16 de Septiembre, 20 de Noviembre, 01 de Diciembre de cada seis años y el 25 de Diciembre.

05.   Los trabajadores que por necesidades del patrón tengan que prestar sus servicios en días de descanso obligatorio, tendrán derecho a que se les pague independientemente del salario, un salario doble por el servicio prestado.

06.   Los trabajadores que tengan más de un año de servicio, disfrutarán de un período anual de vacaciones pagadas, que en ningún caso será menor a 6 días laborables, los que aumentarán en dos días por cada año trabajado hasta los 5 años y posteriormente cada 5 años se aumentará 2 días más.

07.   Los trabajadores tendrá derecho a una prima no menor del 25% sobre los salarios que les corresponden durante el período de vacaciones.

08.   Los trabajadores tendrán derecho a un aguinaldo anual que deberá pagarse antes del día 20 de Diciembre, equivalente a quince días de salario, por lo menos; los que no hayan cumplido el año de servicios independientemente de que se encuentren laborando o no en la fecha de liquidación del aguinaldo, tendrá derecho a que se les pague la parte proporcional del mismo.

09.   Los plazos para el pago del salario no deberán ser mayores de una semana para las personas que desempeñan un trabajo material y de quince días para los demás trabajadores.

10.   Las madres trabajadoras disfrutarán de un descanso de 6 semanas antes y 6 posteriores al parto.

11.   El salario deberás ser cubierto en efectivo con moneda de curso legal.

12.   Indemnizar a los trabajadores con 3 meses de salario y 20 días por cada año de trabajo, cuando sea despedido injustificadamente.

13.   Recibir una prima de antigüedad equivalente a 12 días de sueldo por cada año de trabajo, cualquiera que haya sido la causa de su separación o despido, siempre y cuando haya completado por lo menos 15 años de servicio.

Se ha querido mostrar en términos generales las principales disposiciones en las relaciones obreros patronales, que corresponden a un mínimo de prestaciones que tienen las empresas y que se tiene la necesidad de controlar y cuantificar.

Contablemente conocemos como mano de obra directa solamente el salario pagado a los obreros y como Gastos de Fabricación las demás prestaciones económicas y sociales, generadas por las relaciones obrero-patronales establecidas en el contrato de trabajo, que en ningún caso serán menores que las establecidas en la Ley Federal del Trabajo.

CONTRATO DE TRABAJO: El contrato de trabajo es un acuerdo de voluntades, donde se establecen las condiciones según las cuales debe de prestarse el trabajo, así como, las remuneraciones de carácter económico, como sociales, que nunca podrán ser inferiores a las establecidas en la Ley Federal del Trabajo.

Los contratos se clasifican en:

a.- CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO: Es aquel que se celebra directamente entre el patrón y el trabajador, en el que se establecen las condiciones para ambas partes.

b.- CONTRATO COLECTIVO DE TRABAJO: Es aquel convenio celebrado entre uno o varios sindicatos de trabajadores y uno o varios patrones o uno o varios sindicatos de patrones, con objeto de establecer las condiciones según las cuales debe de prestarse el trabajo en una o más empresas o establecimientos.

CUANTIFICACIÓN DE LA MANO DE OBRA

Quedó ya establecido que el salario está compuesto, además de lo pagado al trabajador, por una serie de prestaciones económicas y sociales establecidas por la L. F. T., así como aquellas complementarias pactadas en el contrato colectivo de trabajo que la empresa tiene con sus trabajadores y que se tienen que cuantificar para la determinación del costo de la Mano de Obra.

A.- DIAS DE DESCANSO:

01.- Séptimo día.

02.- Días de Descanso Obligatorio.

03.- Vacaciones.

B.- PRIMAS:

04.- Aguinaldo (Mínimo 15 días)

05.- Prima vacacional (25% del valor de las mismas)

06.- Prima dominical (25 % del valor del día)

07.- Prima de antigüedad. 12 días por cada año de servicio, después de 15 años de servicio por retiro voluntario.

C.- INDEMNIZACIONES:

08.- Tres (3) meses y 20 días por años por despido injustificado del trabajador.

* PRORRATEO DE COSTOS INDIRECTOS.

También se le conoce como: Gastos de producción, Gastos de Fábrica, Gastos Indirectos de Fabricación o Gastos de Explotación. Es el elemento del costo que no interviene directamente en la elaboración del producto, pero que es necesario para llevar a cabo la producción.

                En este elemento se encierran todas aquellas erogaciones que se efectúan por concepto de materiales que no intervienen directamente en la elaboración del producto y de la mano de obra para vigilar, controlar, supervisar, mantener, proteger la producción, la planta y sus equipos, así mismo, todos aquellos gastos por servicios depreciaciones, amortizaciones, etc. Este gasto es por su naturaleza, indirecto.

                Los Gastos de Fabricación, es necesario acumularlos, para su análisis, dado que es imposible aplicarlos a los productos o a las órdenes de producción en forma directa.

                Las asignaciones o prorrateo de los Gastos de Fabricación son un tanto laboriosos, puesto que hay que esperar al fin del período hasta que todos los gastos estén acumulados. En las empresas industriales generalmente los períodos son de un mes.

                Los MÉTODOS PARA ASIGNAR LOS GASTOS DE FABRICACIÓN, para aplicarlos a la producción, pueden tener como base, el valor, el tiempo a las unidades producidas.

A.- LAS BASES DE VALOR SON:

1.- Valor de la Materia Prima utilizada.

2.- Valor de la Mano de Obra Directa.

B.- LAS BASES DE TIEMPO SON:

3.- Número de horas de Mano de Obra Directa.

4.- Número de horas máquinas trabajadas.

C.- BASE DE UNIDADES PRODUCIDAS.

                Se ha asentado que la Materia Prima y la Mano de Obra Directa, por cualquier sistema de control, por elemental que este sea, se pueden identificar con los productos que la empresa elabora, más los gastos de fabricación por su naturaleza indirecta, es necesario prorratearlos, escogiendo la base más equitativa, puesto que de antemano sabemos que cualquiera de ellas, no deja de ser arbitraria su utilización.

                La aplicación de las G.F.  A los productos u órdenes de producción, consiste en acumular los G.F. en el ejercicio entre la base escogida, que es el que se tomará para distribuir los gastos, a este cociente se le conoce técnicamente como COEFICIENTE.

1.2 CLASIFICACIONES DE COSTOS

Los costos pueden ser clasificados de acuerdo con el enfoque que se les dé. A continuación comentaremos los más utilizados, y ejemplificaremos cada uno de ellos.

CONCEPTOS, CLASIFICACIONES Y COMPORTAMIENTO DE LOS COSTOS

De acuerdo con la función en la que se incurren: Costos de producción, Costos de distribución o venta,  Costos de administración

De acuerdo con su identificación a una actividad, departamento o producto: Costos directos, Costos indirectos

De acuerdo con el tiempo en que fueron calculados: Costos históricos,  Costos predeterminados

De acuerdo con el tiempo en que se cargan o se enfrentan a los ingresos: Costos de periodo, Costos del producto

De acuerdo con la autoridad que se tenga sobre la ocurrencia de un costo: Costos controlables  y Costos no controlables

De acuerdo con su comportamiento: Costos variables, Costos fijos discrecionales f hijos o Costos semivariables a semifijos

De acuerdo con su importancia para la toma de decisiones: Costos relevantes Costos irrelevantes

De acuerdo con el tipo de sacrificio en que se ha  incurrido: Costo desembolsable, Costo de oportunidad

De acuerdo con el cambio originado por un aumento o disminución en la actividad; Costos diferenciales para un aumento o disminución en la actividades Costos incrementales

 1) De acuerdo con la función en la que se incurren:

a) Costos de producción. Los que se generan en el proceso de transformar la materia prima en productos terminados. Se subdividen en:

a. 1 Costos de materia prima. E1 costo de materiales integrados al producto. Por ejemplo, la malta utilizada para producir cerveza, el tabaco para producir cigarros, etcétera.

a.2 Costos de mano de obra. El costo que interviene directamente en la transformación del producto. Por ejemplo, el sueldo del mecánico, del soldador, etcétera.

a.3 Gastos indirectos de fabricación.  Los costos que intervienen en la transformación de los productos, con excepción de la materia prima y la mano de obra directa. Por ejemplo, el sueldo del supervisor, mantenimiento, energéticos, depreciación, etcétera.

b) Costos de distribución o venta. Los que se incurren en el área que se encarga de llevar el producto, desde la empresa, hasta el último consumidor; par ejemplo: publicidad, comisiones, etcétera.

c) Costos de administración. Los que se originan en el área administrativa, como puede ser sueldos, teléfono, oficinas generales, etcétera. Esta clasificación tiene como finalidad agrupar los costos Pao funciones, lo cual facilita cualquier análisis que se pretenda realizar de ellas.

2) De acuerdo con su identificación con una actividad, departamento o producto:

a) Costos directos. Los que se identifican plenamente con una actividad, departamento o producto. En este concepto se cuentan el sueldo correspondiente a la secretaria del director de ventas, que es un costo directo para el departamento de ventas; la materia prima es un costo directo para el producto, etcétera.

b) Costo indirecto. El que no podemos identificar con una actividad determinada. Por ejemplo, la depreciación de la maquinaria, o el sueldo del director de producción respecto al producto.

Algunos costos son duales; es decir, son directos e indirectos al mismo tiempo. El sueldo del gerente de producción es directo para los costos del área de producción, pero indirecto para el producto. Como vemos, todo depende de la actividad que se esté analizando.

3) De acuerdo con el tiempo en que fueron calculados:

a)  Costos históricos. Los que se produjeron en determinado periodo; Los costos de los productos vendidos o los costos de los que se encuentran en proceso. Estos costos son de gran ayuda para predecir el comportamiento de los costos predeterminados.

b)   Costos predeterminados. Los que se estiman con base estadística y se utilizan para elaborar presupuestos.

4) De acuerdo con el tiempo en que se cargan o se enfrentan a los ingresos:

a)  Costos de periodo. Los que se identifican con Los intervalos de tiempo y no con los productos o servicios; el alquiler de las oficinas de la compañía, cuyo costo se lleva en el periodo en que utilizan las oficinas, al margen de cuándo se venden los productos.

b) Costos del producto. Los que se llevan contra los ingresos únicamente cuando han contribuido a generarlos en forma directa; es decir, son los costos de los productos que se han vendido, sin importar el tipo de venta, de tal suerte que los costos que no contribuyeron a generar ingresos en un periodo determinado quedarán como inventariados.

5) De acuerdo con el control que se tenga sobre la ocurrencia de un costo:

a) Costos controlables. Aquellos sabré los cuales una persona, a determinado nivel, tiene autoridad para realizarlos o no. Por ejemplo, los sueldos de los directores de ventas en las diferentes zonas son controlables para el director general de ventas; el sueldo de la secretaria, para su jefe inmediato, etcétera.

Es importante hacer notar que, en última instancia, todos los costos son controlables a uno u otro nivel de la organización; resulta evidente que a medida que nos referimos a un nivel alto de la organización, los costos son más controlables. Es decir, la mayoría de los costos no son controlabas a niveles inferiores.

Los costos controlables no son necesariarnente iguales a los costos directos. Por ejemplo, el sueldo del director de producción es directo a su área pero no controlable para él.

Estos costos son el fundamento para diseñar contabilidad par áreas de responsabilidad, o cualquier otro sistema de control administrativo.

b) Costos no controlables. En algunas ocasiones no se tiene autoridad sobre los costos en que se incurre; tal es el caso de la depreciación del equipo para el supervisor, ya que el costo por depreciación fue una decisión tomada por la alto gerencia.

6) De acuerdo con su comportamiento:

a) Costos variables: Los que cambian o fluctúan en relación directa a una actividad o volumen dada. Dicha actividad puede ser referida a producción, o ventas: la materia prima cambia de acuerdo con la función de producción, y las comisiones de acuerdo con las ventas.

b) Costos fijos. Los que permanecen constantes dentro de un determinado tiempo, sin importar si cambia el volumen; por ejemplo:(los sueldo,  la depreciación en línea recta, alquiler del edificio).

Dentro de los costos fijos tenemos dos categorías:

b. 1 Costos fijos discrecionales. Los susceptibles de ser modificados, por ejemplo: Los sueldos, alquiler del edificio, etcétera. b.2 Costos fijos comprometidos. Los que no aceptan modificaciones y también son llamados costos sumergidos; por ejemplo: la depreciación de la maquinaria.

c) Costos semivariables o semifijos. Están integrados para una parte fija y una variable; el ejemplo típico son los servicios públicos, luz, teléfono, etcétera. Características de Los costos fijos y variables. Se analizarán con más de-talle Las principales características de Los costos fijos y Los variables, pares es vital conocer y controlar su comportamiento.

b)  Características de los costos fijos:

d.l.1 Grado de control (controlabilidad): todos Los costos fijos son controlables respecto a la duración del servicio que prestan a la empresa.

d.1.2 Están relacionados estrechársete con la capacidad instalada: los costos fijos resultan el establecimiento de la capacidad para producir algo o para realizar alguna actividad. Lo importante es que dichos costos no son afectados por cambios de la actividad dentro de un rango relevante.

 d.1.3 están relacionados con un rango relevante: los costos fijos deben estar relacionados con un intervalo relevante de actividad. Permanecen constantes en un amplio intervalo que puede ir desde cero hasta el total de la actividad. Para cualquier tipo de análisis sobre el comportamiento es necesario establecer el nivel adecuado.

d.1.4 Regulados par la administración: la estimación de muchos costos fijos es fruto de las decisiones específicas de la administración.: Pueden variar dependiendo de dichas decisiones (costos fijos discrecionales).

d.1.5 Están relacionados con el factor tiempo: muchos de los costos fijos se identifican con el transcurso del tiempo y se relacionan con un periodo contable.

d.l.6 Son variables par unidad y fijos en su totalidad.

D .2 Características de los costos variables:

d.2.1 Grado de (controlabilidad): son controlados a corto plaza.

d.2.2 Son proporcionales a una actividad: los costos variables fluctúan en proporción a una actividad, más que a un periodo específico. Tienen un comportamiento lineal relacionado con alguna medida de actividad.

d.2.3 Están relacionados con un traro relevante: los costos variables deben Ester relacionados con una actividad dentro de un tramo normal o categoría relevante de actividad; fuera de él puede cambiar el costo variable unitario.

d.2.4 Son regulados par la administración: muchos de los costos variables pueden ser modificados par las decisiones de la gerencia.

d.2.5 Los costos en total son variables y unitarios son constantes. Esto es reconocer el efecto que sabré el total de los costos tiene la actividad.

7) De acuerdo con su importancia para la toma de decisiones:

a) Costos relevantes. Se modifican o cambian dependiendo de la opción que se adopte; también se les conoce como costos diferenciales. Por ejemplo, cuando se produce la demanda de un pedido especial habiendo capacidad ociosa; en este cáselos únicos costos que cambian si aceptarnos el pedido, son los de materia prima, energéticos, fletes, etcétera. La depreciación del edificio permanece constante, para lo que los primeros son relevantes, y el segundo irrelevante para tomar la decisión.

b) Costos irrelevantes. Aquellos que permanecen inmutables, sin importar el curse de acción elegido.

Esta clasificación nos ayudará a segmentar las partidas relevantes e irrelevantes en la toma de decisiones.

8)  De acuerdo con el tipo de sacrificio en que se ha incurrido:

a) Costos desembolsables. Aquellos que implicaron una salida de efectivo, motivando a que puedan registrarse en la información generada par la contabilidad. Dichos costos se convertirán más tarde en costos históricos; los costos desembolsables pueden llegar o no a ser relevantes al tomar decisiones administrativas. Un ejemplo de un costo desembolsable es la nómina de la mano de obra que tenemos actualmente.

b) Costo de oportunidad. Aquel que se origina al tomar una determinada decisión, y provocando la renuncia a otro tipo de alternativa que pudiera ser considerada al llevar a cabo la decisión. Un ejemplo de costo de oportunidad es el siguiente: la empresa X tiene actualmente 50% de la capacidad de su almacén ocioso y un fabricante le solicita alquilar dicha capacidad ociosa por $120 000 anuales. Al mismo tiempo, se presenta la oportunidad a la empresa de participar en un nuevo mercado, lo cual traería consigo que se ocupara el área ociosa del almacén. Por esa razón al efectuar el análisis para determinar si conviene o no expandirse debe considerar como parte de los costos de expansión a los $ 120 000 que dejará de ganar por no alquilar el almacén.

Ventas de la expansión                                                                                $1'300,000.00

Costos adicionales de la expansión:

    Materia prima directa                        $ 350,000.00

    Mano de obra directa                          150,000.00

    Gastos de fabricación variables            300,000.00

    Gastos de admón. y venta                     180,000.00

    Costo de oportunidad                        120,000.00                                $ 1'100,000.00

Utilidad incremental o adicional                                                                   $    200,000.00

Como se ilustra en el ejemplo, el costo de oportunidad representa utilidades que se derivan de opciones que fueron rechazadas ante una decisión, por lo que nunca aparecerán registradas en los libros de la contabilidad; sin embargo, este hecho no exime al administrador de tomar en consideración dichos costos. La tendencia normal de los usuarios de los datos contables para tomar decisiones es emplear sólo los costos de lo que la empresa hace, olvidando lo que no hace; pero podría ser que en muchos cases fuera lo más importante.

9) De acuerdo con el cambio originado par un aumento o disminución en la actividad:

a) Costos diferenciales. Los aumentos o disminuciones en el costo total, o el cambio en cualquier elemento del costo, generado par una variación en la operación de la empresa.

Estos costos son importantes en el proceso de la toma de decisiones, pares son ellos quienes mostrarán los cambios o movimientos sufridos en las utilidades de la empresa ante un pedido especial, un cambio en. La composición de líneas, un cambio en los niveles de inventarios, etcétera.

Al Costos excrementales. Cuando los costos diferenciales son generados por disminuciones o reducciones en el volumen de operación, reciben el nombre de costos excrementales. Por ejemplo, al eliminarse una línea de la composición actual de la empresa se ocasionarán costos excrementales, como consecuencia de dicha eliminación.

a.2 Costos incrementales. Aquellos en que se incurre cuando las variaciones en los costos son ocasionadas por un aumento en las actividades u operaciones de la empresa; un ejemplo típico es la consideración de la introducción de una nueva línea a la composición existente, lo que traerá como consecuencia la aparición de ciertos costos que reciben el nombre de incrementales.

b) Costos sumergidos. Aquellos que, independientemente del curso de acción que se elija, no se verán alterados; es decir, van a permanecer inmutables ante cualquier cambio. Este concepto tiene relación estrecha con lo que ya se ha explicado acerca de Los costos históricos o pasados, los cuales no se utilizan en la toma de decisiones. Un ejemplo de ellos es la depreciación de la maquinaria adquirida. Si se trata de evaluar la alternativa de vender cierto volumen de artículos con capacidad ociosa a precio inferior del normal, es irrelevante tomar la depreciación en cuenta.

10) De acuerdo con su relación a una disminución de actividades:

a) Costos evitables. Aquellos plenamente identificables con un producto o un departamento, de tal forma que si se elimina el producto o el departamento, dicho costo se suprime; por ejemplo, el material directo de una línea que será eliminada del mercado.

b) Costos inevitables. Aquellos que no se suprimen, aunque el departamento o producto sea eliminado de la empresa; por ejemplo, si se elimina el departamento de ensamble, el sueldo del director de producción no se nidificará.

Las clasificaciones enunciadas son las principales; sin embargo, pudiera haber otras que dependerán del enfoque sobre el cual se porta para una nueva clasificación.

Todas las clasificaciones son importante, pero sin duda alguna, la más relevante es la que clasifica a los costos en función de su comportamiento, ya que las funciones de planeación y control administrativo, ni la toma de decisiones, pueden realizarse con éxito si se desconoce el comportamiento de los costos; además, ninguna de las herramientas que integran la Contabilidad Administrativa puede aplicarse en forma correcta, sin tomar en cuenta dicha comportamiento.

1.3 Sistema general de costos

Los sistemas contables para determinar los Costos de Producción de un artículo en particular, no pueden estar ajenos a aquellos puntos de vista de la Contabilidad, referentes a que ésta debe adaptarse a la Empresa, lo cual quiere decir que el Sistema de Costos de Fabricación que se implante, deberá de ajustarse a la forma de elaboración y necesidades de control de la industria, servicio, o comercio en cuestión.

1.4 SISTEMA DE INFORMACION SOBRE COSTOS

El SISTEMA DE INFORMACION SOBRE COSTOS involucra un concepto amplio como

Herramienta fundamental para el control de gestión y la toma de decisiones. Por ello deberá

Diferenciarse convenientemente del primitivo cálculo de costos de ingeniería, cuyos objetivos

Quedaban circunscriptos únicamente al área industrial elaborando información no sistemática y con

Destino limitado al uso exclusivo por parte de los ingenieros. Se deberá diferenciar también los

Procedimientos de cálculo para obtener costos unitarios con vistas a la elaboración de estados

Contables.

II.1. CONCEPTUALIZACION

El SISTEMA DE INFORMACION SOBRE COSTOS está:

1. Constituido por un conjunto de procedimientos preestablecidos destinados a cubrir las

Necesidades de información de un ente, en lo referido a las actividades de producción de

Bienes y servicios que el mismo realiza, cuantificando los recursos utilizados en dichas

Actividades y relacionándolos con los productos obtenidos y los servicios prestados. Estos

Procedimientos comprenden:

a. el sistema computarizado -software de costos- que, integrado al resto de los sistemas

De la organización, capta y procesa en forma instantánea los datos necesarios para

Emitir la información prevista, y

b. los procedimientos operativos, ejercidos tanto en forma previo (acciones sobre el input)

Como posteriormente (tratamiento y destino del output) al procesamiento electrónico

Referido.

Es decir que los procedimientos que conforman el sistema alternan tramos

Computarizados con tramos de ejecución personal, estos últimos referidos a traslados

Entre sectores, autorizaciones o cualquier otra rutina no computarizada.

2. Sustentado por los criterios de costeo asumidos; el o los métodos elegidos y todas las

Demás características que le dan forma y de cuya calidad dependerá la eficiencia del

Sistema. Se incluyen dentro de este grupo: las especificaciones de los productos (procesos,

Desperdicios, tiempos); la definición de la departamentalización ya sea esta contable o

Extracontable; la determinación de la capacidad de producción o de servicio de cada centro

De cotos referida a niveles normales; los turnos de trabajos; las hojas de costo; el

Comportamiento de cada naturaleza de costos en cada centro de costos ante oscilaciones en

El nivel de actividad del centro; la dotación de personal de cada centro de costos y en

General toda información de ingeniería de producto o de proceso que sea indispensable para

El cálculo de costos.

II.2. OBJETIVOS

1. El SISTEMA DE INFORMACION SOBRE COSTOS posee como objetivo fundamental cubrir

En forma integral las necesidades de información del ente en lo que hace a la actividad de

Producción de bienes y servicios, vinculando los recursos utilizados con los productos

Obtenidos.

Este objetivo puede sintetizarse en los siguientes conceptos que constituirán las salidas

(Outputs) del sistema:

a. la información resultante de las registraciones contables, por los hechos registrables

Que ocurran en el desarrollo de la actividad de producción de bienes y servicios. Este

Producto del sistema de costos constituye el módulo "CONTABILIDAD DE COSTOS"

Que se traslada al SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE siendo parte integrante

Del mismo. Las registraciones contables, son elaboradas en base a:

- los criterios contables asumidos en forma interna por el ente, y

- las normas legales y técnicas dispuestas externamente

Todos en concordancia con el SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE que -

Repetimos- estas salidas pasan a integrar, conforme a lo desarrollado en el capítulo 3

Del presente Informe.

b. la información no necesariamente basada en registraciones contables que tanto los

Sectores operativos como de conducción o de gestión requieran para la toma de

Decisiones. Esta información es confeccionada en función de las normas internas del

Ente en cuanto a:

- unidades de medida, dado que estas salidas pueden ser elaboradas en otras

Unidades monetarias, diferentes a la utilizada por la contabilidad o en unidades no

Monetarias.

- periodicidad, independiente de los ciclos contables, generalmente con mayor

Frecuencia que éstos, es decir, referida a unidades de tiempo menores.

- variables a controlar, teniendo en cuenta que pueden existir variables que en la

Contabilidad estén englobadas con otras, y que con fines operativos o de control,

Sea conveniente su individualización o viceversa.

- agrupamiento de la información, dado que las variables consideradas podrán

Agruparse con criterios diferentes a los de las registraciones contables.

- relaciones y comparaciones entre las variables o sus agrupamientos, determinando

Coeficientes o relaciones proporcionales y comparaciones de tiempo o espacio.

- diversidad, dado que un mismo tipo de información podrá mostrarse en diferentes

Formatos según el uso al que esté destinada, preservando la uniformidad

Únicamente en los casos en que sea utilizada para efectuar las relaciones y

Comparaciones mencionadas en el punto anterior.

2. Habida cuenta de la distinta forma de las salidas del SISTEMA DE INFORMACION SOBRE

COSTO a saber:

a. la información resultante de registraciones contables y

b. no necesariamente basada en registraciones contables debe tenerse en cuenta que en

Modo alguno ello representa duplicidad o divergencia de información. Ambos grupos

Deben ser convergentes entre sí, completándose mutuamente, y en todo momento

Deben poder establecerse las equivalencias respectivas, dado que ambos están

Representando la misma realidad, a partir de los mismos hechos. Su diferencia consiste

Fundamentalmente en:

- el objetivo al que está destinado cada formato, y

- la particularidad de la información no contable, de representar, además de la

Realidad ocurrida, las realidades proyectadas que pasarán a integrar el sistema

Presupuestario del ente.

La contabilidad debe ser única, constituyendo un conjunto importante de información

De salida con destinos externos e internos. La información con destino interno es una

Porción -y no la única- de los datos de entrada de otros sistemas de información

Administrativos.

II.3. ESTRUCTURA

1. El SISTEMA DE INFORMACION SOBRE COSTOS se estructura de acuerdo con:

a. los conceptos que se incluyen en el costo:

- método de costeo variable ("directa hosting").

- método de costeo integral o por absorción.

b. la forma de acumulación de los costos:

- sistema de costos por procesos.

- sistema de costos por lotes u órdenes.

c. el momento de determinación de los costos:

- costos históricos, reales o resultantes.

- costos predeterminados.

- costos estándar

Estas tres clasificaciones son suficientemente conocidas y desarrolladas por la doctrina

Razón por la cual este Informe no se extenderá en su análisis. Contemporáneamente a la

Elaboración de este trabajo se menciona tanto en medios empresarios como universitarios el

Sistema de Costos basado en las actividades (Activista Base Hosting - ABC) que será

Tratado en otro Informe de esta Comisión.

2. Cabe agregar que en todo sistema de costos se busca establecer una relación entre los

Costos (causa) y el objeto del costeo, adquiriendo este último la denominación de unidad de

Costeo. Las unidades de costeo pueden ser, entre otras:

- el producto o artículo

- la línea de artículos

- el tiempo de ejecución (horas hombre - horas máquina)

- el tiempo de control (día, semana, mes)

- el centro de costos

- el lote u orden

- la actividad

Cada una de estas unidades de costeo puede ser utilizada con un fin en sí misma (v.gr.

Costo del producto) o una etapa necesaria para obtener otra unidad de costeo (v.gr. el costo

Por hora máquina de un proceso como inductor de costos de la carga fabril). Es importante

Destacar que la utilización combinada y adecuada de las distintas unidades de costeo es una

Herramienta idónea para obtener otros objetivos del costeo tales como, entre otros:

* establecer el costo de paralización de actividades

* establecer el costo de la capacidad ociosa

* decidir entre fabricar o comprar

* elaborar presupuestos flexibles

II.4. CONTENIDO - Contabilidad de Costos

Como se ha dicho anteriormente el SISTEMA DE INFORMACION SOBRE COSTOS

Brindará información:

* Resultante de registraciones contables, y

* No necesariamente basada en registraciones contables.

También se dijo que la resultante de las registraciones contables constituye el módulo

"CONTABILIDAD DE COSTOS". Cuando el objetivos de esta información -la de la

CONTABILIDAD DE COSTOS- es la confección de estados contables patrimoniales y de

Resultados periódicos -sobre todo mensuales- el hecho de que la información de costos sea

Elaborada en un sistema específico, -histórico, predeterminado o estándar- en modo alguno

Significa abandonar ciertos principios de aplicación general a toda elaboración de

Información contable.

Ellos son:

a. segregación de resultados extraordinarios (costos no necesarios):

Los cargos que no responden a la utilización racional de los recursos deberán ser

Segregados y tratados como resultados extraordinarios, tales como:

- desperdicios anormales de materias primas

- mano de obra improductiva por haberse:

* empleado en producción defectuosa o desperdicios anormales.

* desperdiciado su tiempo por inactividades no previstas o anormales.

- pérdidas producidas por desaprovechamiento o inadecuada utilización de la

Estructura fabril de capacidad y de operación, por disminuciones en el volumen de

Producción:

* programadas por razones de mercado

* No programadas, por imprevisiones de abastecimiento, ineficiencia en el uso de

Los equipos, conflictos laborales, etc.

- costos fijos directos a una línea que es discontinuada hasta que se reanude su

Producción o se liquide la estructura que los causa.

b. correcto devenga miento de los cargos:

Los cargos deberán ser analizados bajo la óptica de él o de los períodos que

Benefician, o que los ocasionaron, para que incidan en dichos períodos

Independientemente del momento en que se hayan producido las erogaciones, tal

El caso de: - inactividad por causas estacionales que incluye:

* Costos fijos de capacidad

* Costos operativos incrementales de almacenaje de materias primas,

Productos intermedios y/o terminados, incluidas sus mermas normales por

Almacenaje.

* Sobreprecios de recursos de origen estacional

* Costos financieros de inmovilizaciones prolongadas de materias primas,

Productos intermedios y/o terminados.

1.5 Determinación del Costo Unitario

Los costos fijos y los costos variables

Costos fijos. Son periódicos. Se suele in­currir en ellos por el simple transcurrir del tiempo. Ejemplo: renta de locales, salarios, gastos de mantenimiento, de­preciaciones y amortizaciones.

De una manera general, se podrían identi­ficar como costos fijos en una balanza de comprobación los siguientes:

a) Gastos indirectos de fabricación

b) Gastos de venta (costos de distribu­ción).

c) Gastos de administración (costos de administración).

d) Gastos financieros (costos financieros).

Cualquiera que sea el volumen de pro­ducción que se pretenda lograr, estos cos­tos no pueden evitarse.

Costos variables. Son los que están directamente involucrados con la pro­ducción y venta de los artículos, por lo que tienden a variar con el volumen de la producción.

Se podrían identificar en una balanza de comprobación las siguientes cuentas:

a) Materia prima consumida.

b) Mano de obra directa.

Al sumar estos dos elementos del costo obtenemos el costo primo (materia prima directa más mano de obra directa).

La suma de ambos costos (fijos y va­riables) nos da como resultado los costos tota les.

Costos

Tota les = Costos fijos + Costos variables

Los costos directos e indirectos

Esta clasificación de costos se realiza de acuerdo con la forma en que cada elemen­to interviene en el producto elaborado:

Costos indirectos. Son aquellos que complementan el artículo producido y cuya cantidad y valor no es posible pre­cisar dentro de cada unidad elaborada (en este caso tiene sus excepciones, como sucede con materiales de poco valor que sí se pueden identificar en la unidad terminada, pero resulta costosa o impráctica su localización). Podría­mos empatar en esta clasificación a los costos fijos.

Costos directos. Son aquellos que pue­den ser identificados, en cuanto a can­tidad y valor, en cada unidad produci­da; o por lo menos su intervención en el artículo terminado es importante por su cantidad y valor. Empatando con la primera clasificación, en este rubro en­contramos generalmente a los costos variables.

Cálculo de los costos unitario

Sistemas de valuación de inventarios

a) Sistema de costeo absorbente.

b) Sistema de costeo directo.

a) Sistema de costeo absorbente

Bajo este sistema el costo se integra con todas aquellas erogaciones directas y los gastos indirectos que se consideren incu­rridos en el proceso productivo. La asig­nación del costo del producto se hará al combinar los gastos incurridos en forma directa con los gastos de otros procesos o actividades relacionadas con la produc­ción. Por lo tanto, los elementos que forman el costo de un artículo utilizando este sistema son los llamados elementos del costo de producción:

1. Materia prima directa.

2. Mano de obra directa.

3. Gastos indirectos de fabricación.

El costo total está formado por el costo de producción (los tres elementos) más los gastos de venta (costo de distribución) y gastos de administración (costo de ad­ministración).

Es decir, si los costos totales de la em­presa son iguales a los costos fijos más los costos variables, no es difícil suponer

Que el costo total unitario es igual a la suma del costo fijo unitario más el costo variable unitario.

La estimación del costo unitario permi­te al empresario elaborar presupuestos de operación de la empresa, así como estable­cer el programa tentativo de producción.

El costo fijo unitario se puede calcular de varias formas. Se puede tomar el total de los costos fijos realizados el mes ante­rior. Esta cantidad se divide entre el núme­ro de productos elaborados en el mismo mes o por la cantidad de productos que se estima que se lograrán producir durante el mes que se programa. Este es un cálculo del costo fijo unitario muy sencillo y direc­to. Sin embargo, éste no es el único tipo de cálculo. Hay otras formas de calcular el costo fijo unitario.

Se puede calcular mediante la suma de todas las horas de trabajo empleadas. Los costos fijos de la empresa se dividen entre el total de horas trabajadas, para obtener el costo fijo por hora trabajada.

Luego se calcula la cantidad de tiempo que se requiere para que se transformen las materias primas en el producto termi­nado. Finalmente, se multiplica el costo fijo por hora trabajada por la cantidad de horas necesarias para producir la unidad del artículo. El resultado es el costo fijo unitario.

Como puede apreciarse, en ambas formas de cálculo el costo fijo unitario se efectúa un prorrateo; es decir, se reparte proporcionalmente la cantidad de los cos­tos totales de la empresa entre los pro­ductos elaborados. Los costos se pueden prorratear cuando se producen unidades homogéneas.

Si se producen unidades diferentes debe hacerse un cálculo para cada clase de producto.

Una vez que se tiene el costo fijo unita­rio y el costo variable unitario se calcula el costo total unitario:

Costo total unitario =

Costo fijo + Costo variable unitario

Obtenido el costo total unitario del pro­ducto, se puede calcular la utilidad neta unitaria:

Utilidad neta unitaria =

Precio de venta - Costo total unitario

El manejo de toda esta información, a tra­vés de la contabilidad de costos que se im­plante en la empresa, permite establecer precios adecuados para los productos.

b) Sistema de costeo directo

Bajo este sistema el costo debe tomar en consideración los elementos siguientes:

1. Materia prima consumida.

2. Mano de obra directa.

Gastos de fabricación que varíen en relación con los volúmenes producidos (variables).

Efectos fiscales en la elección del sis­tema

El artículo 45-A de la Ley del ISR reconoce dos sistemas para evaluar los inventarios:

1. El sistema de costeo absorbente sobre costos históricos o predeterminados.

2. El sistema de costeo directo con base en costos históricos.

En términos fiscales, la elección del siste­ma de costeo tiene como principal efecto el que corresponde al momento en que se pueden deducir los gastos de fabricación fijos, y que se muestra en el siguiente es­quema:

Gastos de fabricación fijos:

Costeo absorbente

Se incluyen dentro del costo del producto, por lo que se deducen en el ejercicio en que se enajena el producto (costo de ventas).

Costeo directo

No se incluyen dentro del costo del pro­ducto, sino que se consideran dentro del resultado de operación; por lo tanto, se deducen en el ejercicio que se efectúan dichos gastos, aun cuando el producto no haya sido enajenado.

A continuación se presenta el esque­ma del procedimiento para determinar los costos unitarios bajo el sistema de costeo absorbente, así como un caso práctico en el que se explica en forma detallada y pre­cisa dicho esquema.

Proceso

Actividad

Formato a utilizar

1. Determinación de costo de materia prima unitaria.          1.1 Realiza explosión de materiales del producto a costear.            1.1 Explosión de materiales.

1.2 Anotar total en carta maestra.      1.2 Carta maestra.

2.1 Realizar hoja de proceso del producto a costear. 2.1 Hoja de proceso.

2.2 Anotar días y horas laborables en la empresa.    2.2 De. De días y horas laborables.

2.3 Calcular el costo por hora de mano de obra.      2.3 De. Costo por hora de mano de obra.

2.4 Dividir el costo por hora de mano de obra.         2.4 Carta maestra.

a) Entre 60 para obtener el costo por minuto.          

b) Multiplicar costo por minuto por los minutos que se invierten en cada operación.        

c) Sumar los costos de mano de obra           

2. Determinación de mano de obra unitaria. 2.5 En caso de no contar con tiempos de cada actividad y la materia prima sea un costo relevante:

(a) Determinar el total de mano de obra del periodo.           (a) Balanza de comprobación acumulada, o estado de producción y ventas.

(b) Identificar el costo de materia prima utilizada (consumo de materia prima).     (b) Estado de costo de producción y ventas.

(c) Determinar factor de prorrateo y anotar el resultado en carta maestra.  (c) Carta maestra.

(d) Multiplicar factor de prorrateo por materia prima unitaria y anotar el resultado en carta maestra.      

(e) Sumar el costo de mano de obra en carta maestra.         

3. Determinación del costo primo unitario.   3.1 Sumar el total de materia prima y el total de mano de obra, anotarlo en carta maestra.        3.1 Carta maestra.

4. Determinación de gastos.   4.1 Determinar el total de gastos de fabricación.       4.1 Balanza de comprobación acumulada, o estado de costo de producción y ventas.

4.2 Elegir la base de prorrateo de los gastos de fabricación.

4.3 Determinar el factor de prorrateo y anotarlo en carta maestra.  4.3 Carta maestra.

4.4 Multiplicar el factor de prorrateo por la materia prima unitaria y anotar el resultado en carta maestra.          4.4 Carta maestra.

5. Determinación del costo de producción unitario.  5.1 Sumar el total de costo primo más gastos de fabricación.            5.1 Carta maestra.

6. Determinación de los gastos de operación unitarios, (gastos de venta, gastos de administración).          6.1 Determina el total de gastos de operación.    6.1 Balanza de comprobación acumulada, o estado de resultados.

6.2 Calcular factor de prorrateo en función a la base elegida y anotar en carta maestra.     6.2 Carta maestra.

6.3 Multiplicar el factor de prorrateo por la base elegida.     6.3 Carta maestra.

7. Determinación del costo total unitario.      7.1 Sumar el costo de producción más los gastos de operación.       7.1 Carta maestra.

8. Determinación del margen de utilidad unitario.    8.1 Anotar el margen de utilidad deseado en porcentaje y multiplicar éste por el costo total. También puede anotarse la diferencia entre el precio de venta ya establecido y el costo total.       8.1 Carta maestra.